Política 
de Protección Datos Personales

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

SANTA FE ENERGY ZOMAC S.A.S. E.S.P., sociedad legalmente constituida, domiciliada en Santa Fe de Antioquia y con número de identificación tributaria 901.200.248-6 (en adelante “SANTA FE ENERGY”); establece la Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “PPDP”), en cumplimiento de: (i) el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que garantiza a todas las personas el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información registrada en Bases de Datos y archivos de entidades públicas y privadas; (ii) el Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia, que reconoce el derecho a la información, incluyendo el acceso, consulta, rectificación y eliminación de Datos Personales; (iii) la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales y (iv) las demás normas del ordenamiento jurídico colombiano que regulan la materia (en adelante la “REGULACIÓN”).

ARTÍCULO 1. – DEFINICIONES: En el desarrollo, interpretación y aplicación de la PPDP, se aplicarán las siguientes definiciones:

A. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

B. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

C. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

D. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Área Jurídica de SANTA FE ENERGY, encargada de realizar el Tratamiento de Datos Personales.

E. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: La Alta Dirección de SANTA FE ENERGY, encargada de decidir sobre las Bases de Datos y/o el tratamiento de los datos.

F. TITULAR: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

G. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ARTÍCULO 2. – PRINCIPIOS RECTORES: En el desarrollo, interpretación y aplicación de la PPDP, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

A. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El Tratamiento a que se refiere la PPDP es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en la REGULACIÓN.

B. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la REGULACIÓN, la cual debe ser informada al Titular.

C. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

D. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

E. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

F. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la PPDP. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la PPDP.

ARTÍCULO 3. – OBJETO: La PPDP tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en Bases de Datos o archivos de SANTA FE ENERGY, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la misma.

ARTÍCULO 4. – ALCANCE: Los principios y disposiciones contenidas en la PPDP serán aplicables a los Datos Personales registrados en cualquier Base de Datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de SANTA FE ENERGY. La PPDP aplicará al tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento por parte de SANTA FE ENERGY, no establecido en territorio nacional, le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. La protección de Datos Personales que se establece en la PPDP no será de aplicación para las siguientes Bases de Datos:

A. Las mantenidas en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas Bases de Datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las Bases de Datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la PPDP.

B. Las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

C. Las que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

D. Las de información periodística y otros contenidos editoriales.

E. Las reguladas por la Ley 1266 de 2008 sobre Hábeas Data.

F. Las reguladas por la Ley 79 de 1993 sobre Censos de Población y Vivienda.

PARÁGRAFO. – APLICACIÓN DE PRINCIPIOS: Los Principios sobre Protección de Datos serán aplicables a todas las Bases de Datos, incluidas las exceptuadas en el presente Artículo, con los límites dispuestos en la PPDP y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las Bases de Datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la PPDP.

ARTÍCULO 5. – FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: SANTA FE ENERGY utilizará los Datos Personales suministrados por los titulares únicamente para las finalidades que se describen a continuación. En todo momento, SANTA FE ENERGY garantizará la protección, confidencialidad y seguridad de los Datos Personales recolectados, siguiendo los principios establecidos por la REGULACIÓN.

A. Gestionar información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias, contractuales, legales, contables y administrativas, incluyendo el manejo de registros comerciales y financieros.

B. Realizar procesos internos relacionados con la administración de proveedores, contratistas y personal, como evaluación, selección y clasificación.

C. Implementar estrategias para la mejora del rendimiento laboral, incluyendo análisis de productividad, calidad y eficiencia.

D. Llevar a cabo programas de salud ocupacional, bienestar social y capacitación, y mantener actualizadas historias laborales y registros de nómina.

E. Cumplir con obligaciones laborales y contractuales, tales como el pago de honorarios, salarios y prestaciones sociales.

F. Proveer referencias laborales y emitir certificaciones, de conformidad con las políticas internas.

G. Mantener evidencia de reuniones, eventos de sensibilización, audiencias, rendición de cuentas y otras actividades institucionales.

H. Alimentar y mantener actualizados los sistemas de información locales, nacionales y territoriales, garantizando la interoperabilidad con otras entidades públicas y privadas.

I. Desarrollar actividades de mercadeo, fidelización, encuestas de satisfacción, análisis de tendencias de consumo y promoción de servicios.

J. Realizar actividades de sensibilización y campañas relacionadas con productos y servicios ofrecidos.

K. Personalizar experiencias y servicios, mediante la creación de perfiles de usuarios basados en análisis de datos demográficos y comportamentales.

L. Implementar sistemas predictivos para sugerir mejoras en el uso de recursos como la energía, promoviendo comportamientos sostenibles entre los usuarios.

M. Gestionar solicitudes, quejas y reclamos de clientes y terceros, y direccionarlas al área correspondiente.

N. Transmitir o transferir Datos Personales a terceros, dentro o fuera del territorio nacional, con fines comerciales, administrativos u operativos, siempre que se hayan suscrito contratos o documentos que garanticen el cumplimiento de las disposiciones legales sobre confidencialidad y seguridad de la información.

O. Facilitar procesos de interoperabilidad entre entidades públicas y privadas, para cumplir con las funciones legales asignadas.

P. Complementar y verificar información técnica, jurídica y financiera durante procesos contractuales.

Q. Realizar consultas en listas restrictivas y vinculantes.

R. Realizar gestiones para la prevención de riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM).

ARTÍCULO 6. – DATOS SENSIBLES: Para los propósitos de la PPDP, se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

PARÁGRAFO. – TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Está prohibido el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

A. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por REGULACIÓN no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

B. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

C. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

D. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

E. Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

ARTÍCULO 7. – DERECHOS DE LOS TITULARES: El Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

A. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

B. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales.

C. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la PPDP y en la REGULACIÓN.

E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias la REGULACIÓN.

F. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PARÁGRAFO. – DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Está prohibido el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

ARTÍCULO 8. – AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la REGULACIÓN, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Quien acceda a los Datos Personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la PPDP y en REGULACIÓN.

PARÁGRAFO. – CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

A. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

B. Datos de naturaleza pública.

C. Casos de urgencia médica o sanitaria.

D. Tratamiento de información autorizado por la REGULACIÓN para fines históricos, estadísticos o científicos.

E. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 9. – SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN: La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la Base de Datos.

ARTÍCULO 10. – DEBER DE INFORMAR AL TITULAR: El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

A. El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.

B. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

C. Los derechos que le asisten como Titular.

D. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

PARÁGRAFO. – PRUEBA: El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente Artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

ARTÍCULO 11. – PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN: La información que reúna las condiciones establecidas en la PPDP podrá suministrarse a las siguientes personas:

A. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

B. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

C. A los terceros autorizados por el Titular o por la REGULACIÓN.

ARTÍCULO 12. – CONSULTAS: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos de SANTA FE ENERGY. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará al correo electrónico info@santafeenergy.com.co. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 13. – RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos de SANTA FE ENERGY debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en PPDP y en la REGULACIÓN, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado;

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una Leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha Leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido; y,

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 14. – REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

mailto:info@santafeenergy.com.co

ARTÍCULO 15. – DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la PPDP y en la REGULACIÓN:

A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

B. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la PPDP y en la REGULACIÓN, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la PPDP y en la REGULACIÓN;

I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

J. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos establecidos en la PPDP y en la REGULACIÓN;

K. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

L. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

M. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; y,

N. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 16. – DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO: Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la PPDP y en la REGULACIÓN:

A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

B. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

C. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la PPDP y en la REGULACIÓN;

D. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

E. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos establecidos en la PPDP y en la REGULACIÓN;

F. Registrar en la Base de Datos la Leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la PPDP y la REGULACIÓN;

G. Insertar en la Base de Datos la Leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

H. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

I. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

J. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; y,

K. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 17. – VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS: Las Bases de Datos tendrán una vigencia acorde con la permanente operación de SANTA FE ENERGY, en función de su naturaleza fundacional y las actividades propias de su gestión administrativa general.

ARTÍCULO 18. – VIGENCIA DE LA PPDP: La PPDP estará vigente a partir del tres (3) de marzo de dos mil veinticinco (2025).

ARTÍCULO 19. – MODIFICACIONES: Cualquier modificación de la PPDP será publicada oportunamente en su página el sitio web de SANTA FE ENERGY www.santafeenergy.com.co.

Como constancia de todo lo anterior, se firma la PPDP en Santa Fe de Antioquia el tres (3) de marzo de dos mil veinticinco (2025) con certificado digital.

ÓSCAR DAVID LOZANO MENESES

Representante Legal

SANTA FE ENERGY ZOMAC S.A.S. E.S.P.